Business NXT · Ingersoll Rand Norge AS (2243317)

Inngående faktura

Prosess og skjermbilder · versjon 21.10.2026 · innkjøringsfase med manuell sortering

Alle leverandørfakturaer kommer inn via AutoInvoice, som EHF eller skannet med DocScan, og havner i Regnskapsdokument. Derfra går hver faktura ett av to spor. Koden i hver boks i kartet viser hvilket skjermbilde du bruker i det steget. Klikk på en kode for å gå til forklaringen.

Flyten

  1. Sorter. Regnskap går gjennom nye dokumenter i 0.1. Feil håndteres i 0.2.
  2. Spor A – ordrematch. PO finnes, eller fakturaen gjelder lagervarer. Innkjøp eier avvikene.
  3. Spor B – attestering. Ingen PO, og fakturaen gjelder skaffevarer (108/2050), forbruk eller tjenester. Regnskap konterer, bestiller attesterer.
  4. Etterkontroll. Regnskap kjører K.1–K.3 hver uke.
AutoInvoice (EHF / DocScan) Regnskapsdokument i NXT Manuell sortering (regnskap) PO finnes? Gjelder lagervarer? Innkjøper lager PO Ordrematch Innenfor toleranse? Innkjøper avklarer avvik Fakturamottak Spor B: kontering Attestering i Approval Godkjent og bokført Betaling via AutoPay Etterkontroll (ukentlig) 4315 for skaffevarer ingen PO i etterkant kun mottatte eller godkjente fakturaer janei janei janei avvik godkjent godkjent Spor A · innkjøp Uten PO 0.1 0.1 0.2 0.3 A.6 A.7 A.1 A.2 A.3 A.4 A.2 A.5 B.1 B.2 B.3 B.4 K.1 K.2 K.3

Faste regler

Innboks

Regnskap · daglig
0.1

Til sortering

Nye fakturaer fra AutoInvoice. Alle fakturaer starter her.

  1. Åpne dokumentet og se på PDF-en.
  2. Ordrenr. finnes og ordren finnes: kjør Ordrematch (Spor A).
  3. Mangler ordrenr., men gjelder lagervarer: gi beskjed til innkjøper (vises i 0.3).
  4. Skaffevarer, forbruk eller tjenester uten PO: kontroller kontering (skaffevarer 4315) og send til godkjenning (Spor B).
  5. Usikker: spør innkjøp før du sender videre.
Ordrenr.
PO-nummeret fra fakturaen. Våre PO-nr. starter på 166. IR sitt salgsordrenr. (28xxxxxx) er ikke vårt PO-nr.
Leverandørnr.
Tom betyr at leverandøren ikke ble funnet. Opprett ikke ny leverandør uten kontroll.
Statusflagg
Tomt betyr ny og ubehandlet.
0.2

Feil i innboks

Dokumenter som har stoppet før sortering. Behandle de som forfaller først.

Bankinformasjonsavvik
Kontonr. avviker fra leverandørkortet. Ring leverandøren på kjent nummer. Endre aldri kontonr. ut fra fakturaen alene.
Flere leverandørtreff
Velg riktig leverandør. Meld dubletter til systemansvarlig.
Duplikat
Fakturaen er mottatt før. Avvis, ikke bokfør.
Feil i behandling
Se statushistorikken, rett årsaken og send på nytt.
0.3

Mangler ordrenr.

Regnskap og innkjøp. Leverandører vi bruker PO hos, der ordrenr. mangler eller ikke ble funnet.

  1. Finn PO-nr. på PDF-en: «PO Number», «Your order», «Deres ref.».
  2. PO finnes: registrer ordrenr. og kjør Ordrematch.
  3. Ingen PO, lagervarer: innkjøper lager PO, registrerer ordrenr. og kjører Ordrematch.
  4. Ingen PO, skaffevarer eller forbruk: send til attestering. Ingen PO i etterkant.

Spor A · ordrematch

Innkjøp
A.1

Ordrematch per faktura

Status på hver faktura som er sendt til ordrematch.

1Fullført automatisk. Ingen handling.
2Pågår. Matchet, ikke fakturamottatt. Kontroller i A.2.
3Ordrenr. ikke funnet. Rett og kjør på nytt (0.3).
4Utenfor toleranse. Se A.3.
5Fullført manuelt.
6Avvist. Be om kreditnota ved behov.
7Obligatorisk verdi mangler. Sjekk PDF og XML.
8Venter. Ikke behandlet ennå.
9Ufullstendig produktkobling. Rett i A.7.
10Valutaavvik. Rett ordren eller avvis.
11Frakt-/gebyrprodukt mangler. Meld til systemansvarlig.
A.2

Ordrelinjer i match

Hovedvindu

Fakturaens verdier ved siden av ordrens verdier, linje for linje.

  1. Sammenlign foreslått antall med ferdigmeldt minus fakturert.
  2. Sammenlign foreslått beløp med antall × ordrepris.
  3. Beløp stemmer og status er innenfor: klar for fakturamottak.
  4. Foreslått pris mye høyere enn ordrepris, men beløpet stemmer: skanningen har lest listepris. Ikke oppdater verdier. Kontakt systemansvarlig.
  5. Avvik i beløp: se A.3.
Ferdigmeldt / Fakturert
Antall varemottatt og antall allerede fakturamottatt.
Pris
Vår ordrepris. Skal være nettopris.
Foreslått antall, pris, rabatt %, beløp
Verdier fra fakturaen. Beløpet er det sikreste feltet.
Toleranse
Firma: 1 % og 50 kr. Kan overstyres per leverandør.
A.3

Utenfor toleranse

Fakturaen avviker mer enn toleransen fra ordren.

  1. Finn årsaken: pris, rabatt, antall eller frakt.
  2. Avviket er riktig: «Oppdater verdier og motta faktura».
  3. Avviket er feil: «Avvis faktura» og be om kreditnota.
  4. Ordren hadde listepris: rett prisen og kjør ordrematch på nytt.
A.4

Fakturert før varemottak

Foreslått antall er større enn ferdigmeldt minus fakturert.

  1. Varene er kommet: registrer varemottak og kjør ordrematch på nytt.
  2. Varene er ikke kommet: la fakturaen vente og følg opp leveransen.
A.5

Mottatt, ikke fakturert

Innkjøp og regnskap. Ferdigmeldt er større enn fakturert.

  • Linjer eldre enn 30–60 dager: purr leverandøren på faktura.
  • Månedsslutt: grunnlag for periodisering.
A.6

PO-linjer med pris 0

Forebygg

Innkjøpslinjer uten pris stopper alltid ordrematch.

Legg inn avtalt nettopris før fakturaen kommer.

A.7

Mangler lev.varenr.

Forebygg

Varer hos linjematch-leverandører uten leverandørens varenummer. Gir «Ufullstendig produktkobling».

Lev.varenr.
Må være lik varenummeret på fakturaen. Mellomrom og tillegg som «HP» teller.
Ordrematchbehandling
«Legg til ordrelinje automatisk» på frakt (99999999), så frakt fra fakturaen blir en ny ordrelinje.
Frakt
Linjematch: ikke legg frakt på ordren. Totalmatch: frakten skal ligge på ordren.

Spor B · attestering

Regnskap
B.1

I attestering

Fakturaer uten PO som ligger i Visma.net Approval.

Følg med på fakturaer som har ligget lenge hos samme attestant, og purr ved behov. Sorter på forfall.

B.2

Forfaller snart

I attestering, forfall innen 7 dager.

Kontakt attestanten direkte. Ikke betal før fakturaen er godkjent.

B.3

Avvist

Avvist av attestant.

  1. Les kommentaren.
  2. Feil kontering eller attestant: rett og send på nytt.
  3. Fakturaen er feil: be om kreditnota.
B.4

Ugyldig attestant

Regnskap og systemansvarlig. Fant ingen gyldig attestant.

Attestanten må være ansatt med e-post, beløpsgrense og overordnet, og ha rollen Voucher approver i Visma.net Admin. Rett og send på nytt.

Etterkontroll

Regnskap · ukentlig
K.1

Bokført fra regnskapsdok.

Sjekk at volumet stemmer med det som er mottatt, og at ingen faktura er bokført to ganger.

K.2

Bevegelser 4315

4315 er mellomkonto for skaffevarer. Saldoen skal ikke vokse over tid. Vokser den, mangler salgsordrer kost: se K.3.

K.3

Skaffevare uten kost

Salgslinjer på 108 eller 2050 med kostpris 0 viser 100 % margin. Legg inn kost fra innkjøpet før fakturering.